Vánoční večírky, teambuildingy, školení a další firemní akce a oslavy. To všechno (a mnohem víc) budete mít jako event manager na starosti. Budete plánovat a organizovat události, na které se většinou všichni těší. Jestli se však očekávání hostů naplní a stane se taková akce zážitkem, na který budou s radostí ještě dlouho vzpomínat, nebo bude jen nudnou povinností, je ve vašich rukou. Troufnete si? Přečtěte si 4 tipy, které vám pomohou stát se v pořádání eventů mistrem.
1) Obrňte se proti stresu
Správný event manager přistupuje ke své práci s nadšením, má výborné komunikativní dovednosti a nebojí se zodpovědnosti. Jenom to ale rozhodně nestačí. Připravte se na to, že ne vždy půjde vše podle plánu. Dodavatelé vám na poslední chvíli odřeknou domluvený catering nebo na plánovanou venkovní akci bude hrozit déšť a bouřky. To se může běžně stát a obyčejného člověka dokáže takový zádrhel v organizaci lehce rozhodit. Event managera tohle ale rozhodit nikdy nesmí.
Je proto třeba obrnit se proti stresu a naučit se takzvaně vidět za roh. Snažte se předvídat i to, co nikoho jiného nenapadne, a pro každou nepříznivou situaci mějte předem připravené flexibilní řešení.
2) Nepodceňte organizaci práce
Další klíčovou dovedností, kterou byste měli jako event manager ovládat, je schopnost efektivní organizace práce. Jen tak můžete pořádat dokonalé eventy, ze kterých budou všichni nadšení. Každičký krok pečlivě plánujte, stanovujte si menší dílčí cíle a všechno si průběžně zaznamenávejte. Evidujte si vše na jednom místě, abyste měli neustálý přehled o dalších krocích, které je třeba podniknout, a na nic přitom nezapomněli. K tomu vám skvěle poslouží vhodný plánovací nástroj.
Jeho funkce navíc oceníte nejen při plánování aktuální akce. Až budete třeba za rok pořádat stejný, nebo hodně podobný, večírek, už hotový přehled všech nezbytností zaručeně více než oceníte.
3) Vsaďte na osvědčené dodavatele
Při pořádání velkých eventů se většinou riskovat příliš nevyplatí. Vaši chuť experimentovat proto tentokrát raději nechte stranou. Aby spolupráce s firmami probíhala opravdu hladce, vsaďte při výběru dodavatelů na ty osvědčené, na které se můžete spolehnout.
Nejen, že u osvědčených dodavatelů už víte, jakou kvalitu můžete očekávat a jen tak vás nic nepříjemně nepřekvapí, ale při pravidelné spolupráci se s vámi jistě rádi dohodnou i na příznivější ceně. Takže nakonec můžete ušetřit i nemalou část rozpočtu společnosti.
4) Nebojte se spolupráce s influencery
Ne vždy budete pořádat akce jen pro zaměstnance nebo obchodní partnery společnosti. Hlavně u větších firem můžete mít jako event manažer na starosti i pořádání různorodých větších eventů, jejichž cílem bude přilákat nové zákazníky z okruhu široké veřejnosti. V takovém případě je úplně nejdůležitější ze všeho správná propagace. Asi byste nechtěli uspořádat velkolepou akci za hromadu peněz, na kterou by nakonec nikdo nepřišel, že?
Takže se snažte rozhlásit informaci o pořádané události do všech stran. A s co největším předstihem, aby si na ni každý, kdo bude mít zájem, dokázal udělat čas. Oslovte s žádostí o reklamu různá média, postarejte se o propagaci události na webu firmy i na sociálních sítích, a nebojte se ani spolupráce s influencery.
Takzvaná placená spolupráce na sociálních sítích patří totiž v poslední době k těm vůbec nejlepším reklamám. Influenceři jsou pro spoustu lidí velkou autoritou, které důvěřují. Pokud vyberete vhodného influencera, jehož fanoušci spadají do vaší cílové skupiny, můžete se spolehnout, že po jeho doporučení a pozvání se dveře na vaší akci rozhodně netrhnou.
Redakce radí: Hledáte tu správnou destinaci pro event s vašimi klienty, nebo zaměstnanci? Co takhle vyzkoušet sportovní areál ?
